Por Esteffany Pineda Carvajal
La Administración se ha convertido en una palabra habitualmente usada en nuestros tiempos. Las personas usan este término en expresiones tales como "administra tu tiempo", "administra tu carrera" o cualquier otra en la que se incluya un objeto en posesión (autos, dispositivos electrónicos, cuentas, entre otros); pero ¿Qué es lo que significan estas expresiones? ¿Acaso la administración no está ligada íntegramente con las organizaciones, entonces por qué se la usa en un plano personal? En este contexto, cuando nos referimos a "administración" nos estamos refiriendo a partes específicas de ella y no a todo su conjunto. Por ejemplo: "administra tu tiempo" significa "planea y controla lo que harás con tu tiempo", tanto planear como controlar son elementos del proceso administrativo y son de utilidad para cuando se desea dirigir un conjunto de esfuerzos.
Los conceptos, ideas o técnicas abarcadas por el área de administración sirven tanto para lo personal como para lo organizacional en lo relacionado a alcanzar un objetivo o hacerlo de la mejor manera posible, de ahí la razón del "préstamo" de algunos componentes suyos. Teniendo en cuenta lo anterior podría decirse que está presente implícitamente cada vez que nos proponemos hacer una acción que implique un esfuerzo moderado, porque somos de alguna manera conscientes de que no queremos derrochar la cantidad de esfuerzo que apliquemos para realizarla, por lo que sin darnos cuenta ponemos en funcionamiento aquella pequeña máquina administrativa entre nuestras orejas que se encarga de buscar la mejor forma de hacer y cumplir la tarea, tanto planeando lo que se hará como controlando lo que se hace.
Como podemos apreciar, usamos algo de la "administración" en nuestras vidas, siendo conscientes de ello o no; sin embargo ¿es acaso la única forma que tiene la administración de inmiscuirse en el día a día? No, ella tiene además la capacidad de estar en un constante contacto con todas las personas de una sociedad y de influirlas en varios aspectos y niveles, como el ideológico o el físico. Pero lo mencionado no es lo más impresionante a tomar en consideración, lo que realmente impresiona de la administración es que pueda ser capaz de hacer casi cualquier cosa imaginable por una persona. Por ejemplo, la administración es capaz de hacer un producto tan complejo como lo es una computadora con todos sus circuitos y componentes, ponerla en frente de una persona en casi cualquier lugar del vasto territorio terrestre y de mejorar su calidad de vida y la de su sociedad con ello. Una asesina de muchos pájaros con un solo tiro.
Cabe mencionar que aparte de hacer una computadora, la administración es la gestadora y responsable directa de casi todo lo que podemos observar a nuestro alrededor, como lo sería una casa, un sofá, nuestra ropa, un centro comercial o un hospital. Ejemplos de lo que hace la administración existen por doquier, solo cierre los ojos, ábralos y verá un producto de ella. Si la colocamos de esta manera resulta evidente que es algo muy importante para nuestro estilo de vida y el mantenimiento de nuestra sociedad (es más ¡es lo que lo define!). Lamentablemente, a pesar de ser tan importante, a la administración se la toma más por lobo que por oveja, en parte por el uso inadecuado o pérfido que algunas personas le han dado a varios de sus elementos a través de los años, teniendo en mente objetivos egoístas o elitistas. Se tiende más a explotar el poder de lo que se puede hacer que centrarse en el deber y la responsabilidad que se adquiere cuando se manejan los recursos y se trabaja con personas, debido a esto todo lo que implica la administración se ha visto sepultada bajo toneladas y toneladas de codicia y avaricia al grado de que ha quedado irreconocible.
Conceptos Claves: Eficacia, eficiencia, holismo y productividad
No han existido términos más importantes y reiterativos como los que vamos a ver a continuación. Existe una buena razón para que sea así, ellos representan principios fundamentales dentro de la administración moderna. Desde la realización de una tarea, su idoneidad, la interacción de elementos y el aprovechamiento de recursos; la eficacia, la eficiencia, el holismo y la productividad son conceptos que tienen una presencia implícita e inseparable dentro de las gestiones. El motivo es simple: son aquellos que validan el desempeño administrativo a través de un período y su capacidad para agregar valor sin perturbar el entorno; de esto podemos decir que su incumplimiento ocasiona males capaces de llevar a la ruina a la organización. Comprenderlos aportará mayor facilidad para entender acciones administrativas, estrategias y procedimientos, así también determinar qué tan adecuados resultaron para alcanzar los objetivos que perseguimos.
¿Existe una guía para administrar?
Dentro del campo de la administración existen dos procesos fundamentales, de los cuales nacen las demás acciones, y que están en relación con el escenario sobre el cual vamos a desenvolvernos. Si el escenario ofrece determinada certidumbre, se cuenta con la suficiente información y esta resulta fidedigna, se recurre al proceso administrativo predictivo en el cual se traza el plan de acción en base a la información obtenida: planificando, organizando, integrando, dirigiendo y controlando. Cada uno de ellos trata el cómo, cuándo, dónde y quién de forma exclusiva a sus bases. Es el proceso por antonomasia de la administración. Por otra parte, si el escenario ofrece demasiada incertidumbre, no se cuenta con la suficiente información o esta resulta no fidedigna, se recurre al proceso administrativo no predictivo, o también conocido como proceso de Creación, bajo el cual lo único que cuenta es la capacidad de dar pasos inteligentes y construir o aprender sobre ellos.
Cabe destacar que el proceso administrativo predictivo fue impulsado por el pensamiento de Henry Fayol en su administración clásica o pragmática y fue la piedra sobre la que comenzó a erigirse la administración como una ciencia, teniendo como fundamento el actuar sobre predicciones lógicas. Mientras que, en contraste, el proceso, Creación ha sido tratado recientemente en el siglo XXI por autores como ... y supone una forma de riesgo controlado para gestionar la incertidumbre en el cual se incita más el actuar que el planificar.
El hecho de haber separado la administración en dos procesos no hace necesario que dichas partes no puedan interactuar entre sí, el motivo de tal escisión es la de analizar mejor ambos procesos.
Tales procesos serán tratados profundamente en ulteriores páginas y constituirán la sustancia de este tomo.
